The group Editions Lefebvre Sarrut accelerates its IT transformation with Fruition Partners and ServiceNow.
The approach: A global restructuring of the information system. In 2014, to accelerate its digital transformation at the heart of the Group’s growth strategy, the CIO of Editions Lefebvre-Sarrut Group decided to fundamentally restructure its information system deemed too fragmented, heterogeneous and not sufficiently agile. Thus, the IT department of ELS Group – comprising 200 people in all of Europe – decided to transform its organization by consolidating many systems and tools inherited from successive acquisitions of companies and by harmonizing practices across Europe. Read the complete story (in French)

Le Groupe Editions Lefebvre Sarrut accélère sa transformation numérique avec ServiceNow et Fruition Partners.
La démarche : une restructuration globale du système d’information. En 2014, pour accélérer sa transformation numérique au cœur de la stratégie de croissance du Groupe, la DSI du Groupe Editions Lefebvre-Sarrut a décidé de restructurer en profondeurson système d’information jugé trop fragmenté, hétérogène et pas suffisamment agile.
Ainsi, la DSI du Groupe ELS – qui regroupe 200 personnes réparties dans toute l’Europe – a décidé de transformer son organisation en consolidant les nombreux systèmes et outils issus de rachats successifs de sociétés, et en harmonisant les pratiques partout en Europe. Le programme « SHIFT » est alors né, avec trois objectifs stratégiques majeurs pour la DSI :

  • consolider les systèmes et harmoniser les pratiques pour une expérience utilisateur unifiée des services proposés par la DSI,
  • réduire le time-to-market des services et produits innovants,
  • accroître la transparence économique des services innovants proposés.

Enfin, un point essentiel réside dans le fait que ce programme de transformation devait être mis en oeuvre « au pas de course » avec des résultats intermédiaires probants et une fin de travaux prévue en 2016.

Comment ServiceNow permet de supporter cette démarche de transformation? 
Le Groupe a rapidement identifié le besoin d’une brique commune de Service Management comme un des grands piliers de sa transformation. L’équipe de Christophe Le Caignec, CTO du groupe, s’est alors mise en quête d’une solution performante, complète, agile et moderne. Le modèle SaaS s’est assez naturellement imposé pour répondre aux exigences d’agilité liées à la croissance externe Groupe. Après un processus complet d’évaluation, le choix du Groupe ELS s’est porté sur la solution ServiceNow. Ainsi, la mise en place de ServiceNow comme plateforme unique de Service Management, avec des processus et des services partagés par tous, permet à l’équipe IT – disséminée dans toute l’Europe – de casser les silos et d’intervenir en toute transparence quelle que soit l’origine géographique et la nature du besoin (incident, changement, release, interventions sur site, etc.).

Les grandes étapes du projet de restructuration de l’IT
De mars à juillet 2014, l’équipe IT s’est concentrée sur une analyse en profondeur du système d’information et a défini une organisation cible en termes de processus et de ressources humaines. De juillet à septembre, elle a mené une réflexion sur les processus de gestion de services IT (ITSM), puis les a définis de façon globale et transverse, tout en cherchant une solution pour les outiller. En novembre de la même année, son choix s’est porté sur ServiceNow, avec son partenaire intégrateur Fruition Partners. La contrainte de temps était alors majeure pour l’équipe projet qui ne disposait que de quelques mois pour la mise en œuvre et le déploiement des principaux processus ITIL avant les premières migrations sur le nouveau datacenter. La mise en production de ServiceNow s’est déroulée de janvier à mai 2015 en deux livraisons et a couvert le scope initial : gestion des Incidents, des Changements et des Problèmes, puis gestion des Evénements et gestion des Releases. Aujourd’hui plus de 1100 utilisateurs français sont déjà sur la plateforme, leurs homologues belges, néerlandais et espagnols les rejoignant d’ici janvier 2016. L’objectif final de la DSI est d’avoir les 2300 utilisateurs des 10 filiales du groupe sur ServiceNow dans les prochains mois.

Des résultats concrets en termes de visibilité et de transparence
Au-delà de l’adoption positive des utilisateurs, Christophe Le Caignec insiste sur l’apport énorme en terme de visibilité : tous les tickets de toutes les sociétés sont désormais visibles et centralisés sur une seule plateforme. Cette transparence accrue contribue beaucoup à la transformation opérée par le programme SHIFT en décloisonnant le support par société et en facilitant l’utilisation des ressources en mode transverse. « L’utilisation de ServiceNow au sein du groupe ELS a aussi permis de remettre en cause notre mode de fonctionnement du support utilisateurs par une analyse plus fine et plus exhaustive des informations remontées grâce au reporting standard de l’outil. Enfin la solution nous permet également de nous assurer que les méthodes, processus et procédures standardisés sont utilisés, ce qui garantit une approche uniforme et industrialisée sur tout le Groupe », explique Christophe Le Caignec.

Les futurs projets du groupe ELS
La DSI souhaite étendre l’approche ServiceNow à d’autres départements et besoins du groupe tels que les ressources humaines et les moyens généraux. De plus, il est apparu assez rapidement que ServiceNow pouvait accélérer le projet de consolidation des datacenters, avec sa solution intégrée de Découverte (Discovery), Modélisation et Monitoring des services critiques de la DSI (ServiceWatch).

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